Autora: Margarita Murillo
Todas las fiestas, todas las celebraciones, todos los eventos se realizan con un motivo, con una finalidad y se hacen para alguien, es así como vemos que la organización de un evento se compone de tres fases y cada una de ellas tiene su razón de ser.
Una vez tomada la decisión de realizar un evento, se observa la necesidad de un orden y una técnica. Comienza la organización, en la que son muchas las personas que intervienen para conseguir ese objetivo, esa razón de ser del evento.
En primer lugar, la persona promotora del evento, quien tiene la idea, es la que plantará la semilla, la que transmitirá su idea y su ilusión a otras personas y comienza el trabajo de diseño del evento hasta que se consiga “visualizar” el evento tal y como se quiere que sea.
Llega así el momento de las contrataciones de todas las empresas proveedoras y personas que van a formar parte de la organización del evento. La rueda ha comenzado a girar, comienzan los listados de personas a las que invitar, se estudian las fechas, las ideas … Todo va plasmándose en papel, el evento ya no se imagina, ya se está materializando.
Llegado el día del evento, todo tiene que estar preparado para que las personas asistentes puedan disfrutar al máximo del trabajo realizado y la organización del evento pueda alcanzar el objetivo pretendido, que suele ser un sentimiento o una emoción que se quede en la memoria de las personas asistentes.
La última de las fases es la valoración, una vez realizado el evento, donde se ve la distorsión entre lo esperado, lo planificado y lo obtenido, tal vez sea la fase de la que más aprendizaje se saca, y su razón de ser es la de analizar y evaluar.