Los grandes momentos de la vida institucional, empresarial o social no ocurren de manera espontánea. Detrás de cada acto importante existe una estructura que permite ordenar los elementos, transmitir un mensaje y generar una determinada emoción en quienes participan.
Ese conjunto de criterios es lo que conocemos como protocolo.
El protocolo no se limita a establecer precedencias o a ordenar autoridades. Es una disciplina que trabaja la comunicación a través de diferentes elementos —simbología, comportamiento, orden y técnica— con el objetivo de que el mensaje del evento sea comprendido y recordado por quienes asisten.
Cuando estos elementos se utilizan de forma adecuada, el evento consigue reforzar sentimientos de pertenencia, reconocimiento o adhesión.
La importancia de la simbología
La simbología ocupa un lugar central en el protocolo.
Desde los primeros momentos de la historia de la humanidad, las personas han utilizado símbolos para explicar su relación con el mundo y con los demás. Los símbolos permiten expresar ideas complejas sin necesidad de palabras.
En la actualidad, esa función simbólica sigue presente en muchos ámbitos.
Los colores, los objetos, los espacios o determinados gestos pueden transmitir mensajes muy claros. Cuanto mayor es la relevancia pública de una persona o de una institución, mayor es también la capacidad simbólica de esos elementos.
Por ello, en protocolo resulta esencial comprender el significado de los símbolos y conocer su origen para utilizarlos de forma adecuada.
Los símbolos de representación
Dentro del protocolo institucional existen símbolos especialmente relevantes: los símbolos de representación.
Entre ellos se encuentran:
- banderas
- estandartes
- escudos
- logotipos institucionales.
Estos símbolos representan a comunidades, instituciones o colectivos de personas. Por ese motivo deben ser tratados con especial cuidado y respeto.
El respeto es, en definitiva, uno de los principios fundamentales del protocolo.
El comportamiento
El comportamiento de las personas que participan en un evento es otro elemento esencial.
Aprendemos las normas básicas de comportamiento desde la infancia, pero a lo largo de la vida debemos adaptarlas a diferentes contextos y situaciones.
Los eventos institucionales o corporativos requieren formas de comportamiento que permitan desarrollar el acto con serenidad, respeto y atención hacia los demás.
Cuando estas normas se respetan, la comunicación fluye con naturalidad y el evento cumple mejor su finalidad.
El orden
En última instancia, el protocolo es una forma de ordenar la convivencia.
Un evento reúne a numerosas personas, instituciones y elementos materiales. Establecer un orden permite que cada participante conozca cuál es su lugar y cuál es su papel dentro del acto.
Ese orden aporta seguridad y facilita la comprensión del mensaje que se quiere transmitir.
Cuando el orden es claro, el público puede interpretar mejor lo que está ocurriendo.
Las técnicas de organización de eventos
Un evento importante exige también una correcta organización técnica.
La escenografía, los elementos audiovisuales, la decoración o la iluminación forman parte de un conjunto de recursos que ayudan a reforzar el mensaje del acto.
Todo ello requiere la coordinación de diferentes profesionales y equipos de trabajo.
La planificación y la gestión adecuada de esos recursos son fundamentales para que el evento se desarrolle con éxito.
Protocolo: mensaje, estética y técnica
En un evento relevante, todos los elementos deben trabajar en la misma dirección.
El mensaje, la técnica, la estética y la seguridad deben integrarse de forma coherente para que el acto pueda cumplir su finalidad.
Cuando esto ocurre, el evento no solo se desarrolla correctamente: también consigue transmitir una emoción y dejar una huella en la memoria de quienes han participado.
Y esa es, en definitiva, una de las funciones más importantes del protocolo.
Este artículo forma parte del marco de reflexión sobre el protocolo contemporáneo.
Puede leerse el marco conceptual completo aquí.