Resumen

Este capítulo trata de acercarse a la figura protocolaria de la reserva de fecha o save the date para sondear las posibilidades de su uso en el protocolo y organización de eventos.

Se parte de la premisa de que se trata de una figura muy utilizada desde la perspectiva del invitado en el ámbito del protocolo social, especialmente en la organización de bodas. Por su parte, la empresa observa una larga trayectoria de su uso en la planificación de reuniones, pero no tanto en la organización de otros tipos de eventos. Y, a pesar de su empleo más discreto y medido, es de gran importancia en el ámbito del protocolo oficial que, con su empleo pretende garantizar la asistencia de las mayores autoridades del Estado a determinados eventos de relevancia. Y, A su vez, más recientemente, se observa su uso constante en las convocatorias de eventos virtuales de todo tipo (sociales, empresariales, oficiales, etc.).

Además de todo lo dicho, desde el punto de vista de la producción de eventos destaca su utilización para reservar espacios o contratar a proveedores de especial importancia para el evento.

Se perciben, por tanto, en esta figura determinadas potencialidades que se quieren explorar a fin de poder sacarle mayor utilidad y rendimiento por parte de los profesionales del protocolo y organización de eventos en su desarrollo profesional.

Introducción

Save the date, siguiendo a la Fundéu RAE, se traduce en castellano como preinvitación, “apunta el día” o “reserva de fecha”. Se trata de una figura protocolaria que ayuda a la organización de un evento a tener mayor dominio sobre el mismo a través de la obtención de información importante para el evento de forma anticipada y ofreciéndole mayores garantías de control sobre los elementos a los que se refiere.

Toda reserva de fecha lo que hace es informar de que se quiere realizar un evento y su fecha prevista, quedando el resto de información a la espera de la invitación oficial, motivo por el cual no deben confundirse ambas figuras protocolarias de la organización de eventos.

Reserva de fecha en eventos sociales

El Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo – IMEP, en su blog especializado en protocolo y eventos, define save the date como una invitación usada para anunciar el día de la ceremonia a los invitados y se refiere a ella, en concreto, como una preinvitación de boda. Se entiende que esta referencia, en exclusiva, a la organización de bodas se debe a que la figura, más utilizada en países de habla inglesa, se popularizó en España precisamente través de la organización de eventos nupciales.

Se entiende esta figura protocolaria, dentro de la organización de enlaces, como deseable tanto para los contrayentes como para sus invitados, a quienes se les da tiempo para organizar agendas, preparar presupuestos de gastos y desplazamientos. Además, los novios obtienen mayores garantías en relación a la presencia de sus invitados el día del enlace, información también de alto interés para quien asume la responsabilidad de organización del evento, especialmente cuando se trabaja con grandes listas de asistentes.

Precisamente, su uso habitual en este tipo de eventos, ha hecho que actualmente existan multitud de propuestas creativas consistentes en vídeos, tarjetas, fotos, etc. Basta realizar una consulta en Internet que incluya como término de búsqueda save the date o “reserva de fecha protocolaria” para encontrar millones de resultados, la mayoría de empresas que se dedican a la organización de bodas y que ofrecen una amplia variedad de propuestas creativas como las ya mencionadas. Así, hoy la reserva de fecha se introduce como un apartado más del proceso de organización de eventos, incluido en la mayoría de las propuestas de venta de casi todos los profesionales que se dedican a la organización de eventos sociales, destacando muy especialmente los enlaces.

Además, en estas celebraciones la reserva de fecha, habitualmente, muestra ya a los invitados, aunque sea a grandes rasgos, la estética final con la que se está concibiendo el evento, dando pistas que les facilitarán, por ejemplo, la elección de su vestimenta.

Navegando por Internet se observa una tendencia a la búsqueda de la originalidad e intención de sorprender a los invitados. Se ve como se vende esta figura como un servicio único dotado de toda una serie de parámetros y características contractuales, que en la mayoría de los casos se incluyen dentro de una propuesta mayor, pero otras veces como un servicio aislado, con precio independiente.

Reserva de fecha en eventos virtuales

Los eventos virtuales son otro de los escenarios en los que se está generalizando el uso de la reserva de fecha. Se observa una tendencia a una mayor convocatoria de eventos virtuales e híbridos a raíz de la pandemia por la COVID-19, de los que se suele dar conocimiento a través de redes sociales y correos electrónicos, donde se informa de los datos principales del evento como de la fecha, temática, ponentes, plataforma de videoconferencia y se adjunta un link o enlace.

Es en relación a este enlace que se perciben dos formas diferentes de actuar desde la organización. Por un lado, están los eventos a los que cualquier usuario puede asistir a través del enlace, el cual suele llevar a una página registro, convirtiéndose, el usuario, en invitado de forma automática una vez que introduce sus datos. Y, por otro lado están aquellos enlaces que tienen un comportamiento que puede ser considerado una reserva de fecha. En estos se sigue el mismo procedimiento de registro de datos que en el caso anterior, pero en esta ocasión, esos datos serán utilizados por la organización del evento para determinar si procede o no la concesión de acceso de la persona que ha solicitado su interés en asistir al evento, muchas veces condicionados por las capacidades de acceso contratadas con la plataforma y otras, por motivos técnicos de calidad del evento.

Es decir, en un caso nos encontramos ante el lanzamiento de invitaciones a un evento y en el otro caso, ante una simple información de que ese evento se va a realizar pero sus invitados han de esperar confirmación de asistencia por parte de la organización, observándose así una interesante inversión de la carga en la aceptación de la invitación a un evento a través de la figura de la reserva de fecha por medio de las páginas de registro.

Se entiende aquí que muchos profesionales verán en ambos casos una invitación, porque ya desde el inicio se indica el día, hora y lugar (plataforma on line elegida) de su realización, entre otros datos relevantes del evento. Es decir, puede ser considerada una convocatoria firme y cerrada, una invitación. Pero, precisamente su novedad, nos hace plantearnos la posibilidad de que realmente éstas sean una reserva de fecha, con unas particularidades propias. Al fin y al cabo, las personas interesadas en asistir son conocedoras de muchos de los detalles del evento pero no saben si son invitadas o no hasta que la organización acepta su solicitud.

Precisamente, a raíz de la pandemia se desarrollaron muchas propuestas de eventos, entre ellas destacan las dos ediciones de “¹Virtual Lab”, evento dedicado a la organización de eventos virtuales e híbridos, donde se presentaron empresas que actualmente prestan estos servicios. Todas estas empresas en sus propuestas comerciales presentan servicios y plataformas propias de eventos virtuales que introducen la reserva de fecha como una opción más de sus propuestas globales para la organización de eventos de sus clientes.

Reserva de fecha en el ámbito oficial

En algunos eventos, cuando se quiere contar con la presencia de una autoridad relevante o una personalidad destacada ha de tenerse en cuenta que, tal vez, su agenda esté comprometida para el día en que el anfitrión tiene planeado el evento. Nuevamente, ante estas situaciones existe la reserva de fecha como herramienta protocolaria para poder garantizar la presencia de esa autoridad o personalidad a un evento determinado.

Se muestra así, como una figura muy útil en la organización de eventos que admitan modificación de fecha en base a esa asistencia, siendo una forma cómoda para cuadrar agendas de manera formal.

Ante esta cuestión, ²responsables de protocolo que llevan la agenda de autoridades, utilizan y valoran el empleo de esta figura de cara a la organización de las programaciones de asistencia de sus autoridades, pues la reserva de fecha se realiza con la intención de que, quien la recibe pueda asistir al evento, motivo por el que se suele enviar con tiempo suficiente para que la persona invitada pueda organizarse y confirmar su asistencia.

El tiempo previo de envío de una reserva de fecha, en relación a las más altas instituciones del estado, suele estar entre los seis y dos meses anteriores al evento, mientras que el envío de la invitación oficial se produciría entre 2 meses y quince días antes de su celebración.

Ante las complicadas agendas de muchas autoridades, lo habitual es que no se indique una fecha concreta sino una horquilla de fechas o varias alternativas de días u horas. Se informa, pues, de que se quiere realizar el evento en la primera o segunda quincena de un determinado mes en horario de mañana o tarde, dándole así facilidades a la autoridad invitada para que escoja el día y franja horaria que mejor permita su asistencia.

La reserva de fecha utilizada en ámbito oficial, a diferencia de la de los eventos sociales, es muy discreta y prácticamente son dos personas las que tienen acceso a ella, el anfitrión y quien se encarga de la agenda de la autoridad invitada. Por ello, pueden parecer figuras diferentes, pero en lo único que se diferencian, realmente, es en su diseño, pues mientras unas buscan sorprender y llamar la atención y las otras buscan discreción y, en ocasiones, solemnidad.

Reserva de fecha en el ámbito empresarial

Para tratar de obtener una visión del uso de la reserva de fecha en el protocolo empresarial, se vuelve a hacer práctico recurrir a una clasificación, en este caso entre empresas. Así, por un lado están las ³grandes empresas nacionales y empresas con departamento propio de protocolo (que suelen coincidir) y todas las demás.

Se observa como las empresas que cuentan con departamento de protocolo sí hacen un uso habitual y frecuente de la reserva de fecha cuando organizan eventos que, algunas, incluso la extienden a todos los invitados sean estos externos o internos, no limitándola a las autoridades exclusivamente.

En cuanto a sus relaciones externas con las administraciones públicas, muchas de estas grandes empresas tienen vínculos profesionales estrechos en ambas direcciones, lo que supone una facilidad para poder hablar directamente con las personas responsables de la agenda de la autoridad que quieren invitar, con lo que la figura se diluye en estos casos por esa relación directa. De esta manera la reserva de fecha se convierte en un trámite rutinario y ágil, tal y como es propio en la vida de las empresas, que en buena parte de las ocasiones llega a realizarse a través de llamada telefónica. Pero, lo cierto es que, se ha realizado esa reserva de fecha, se ha realizado una consulta de agenda que puede suponer un cambio o adaptación de fecha en un evento que se quiere planificar, con lo cual la figura está presente, se ha hecho uso de ella.

Y, como ya se mencionó, las empresas se están encontrando con muchos eventos que agendar, al aumentar considerablemente el número de los virtuales, con lo que la planificación de eventos hay que tratarla con mayor cuidado y la reserva de fecha está resultado de gran utilidad para cuadrar eventos y para garantizar asistencias.

Aun así, la mayoría de las empresas que no disponen de responsable de protocolo propio no conocen la figura, por lo que no la utilizan y cuando lo hacen es de forma intuitiva sin saber, si quiera, todas sus posibilidades en cuanto a organización y planificación de eventos.

Reserva de fecha en la producción de eventos

Cuando en un evento se quiere contar con un proveedor en concreto, con un espacio específico o un artista determinado, en ocasiones, y debido a la estacionalidad de muchos eventos, puede que anfitriones y organización se encuentren ante una lista de espera, algunas de ellas grandes, que les pueden lleva a tomar la decisión de renunciar a un servicio importante para su concepción del evento. Otras veces, ante cambios de opinión de los anfitriones o la organización, son las empresas proveedoras las que pueden verse perjudicadas por una cancelación o una modificación sustancial de las condiciones de contratación.

Ante situaciones como las planteadas, un estudio de García, L. (2015) sobre la organización de bodas y su rentabilidad, diferencia entre establecimientos que se dedican exclusivamente a la celebración de bodas y eventos similares, de aquellos que su actividad principal no es la prestación de estos servicios, poniendo como ejemplo los hoteles.

La gran diferencia entre ambos es que los últimos continuarán prestando sus servicios con independencia de la celebración o no del evento, puesto que seguirán abiertos y atendiendo a otros clientes. En los primeros, por el contrario, el riesgo es mucho mayor, pues se encuentran ante la posibilidad de no poder trabajar ese día que ya lo tenían reservado, por haber tenido que rechazar eventos de similares características, lo que supondría una pérdida de ganancia o una ganancia dejada de percibir. Así, a medida que la cancelación se produce más cerca de la fecha señalada para realizar ese evento el daño puede ser mayor.

Ante estas situaciones, muchas empresas del sector incluyen en sus condiciones generales de contratación, una cláusula en la que se estipula el pago por adelantado de una determinada cantidad en concepto de reserva de fecha, que en caso de cancelación no es susceptible de devolución, a fin de paliar los riesgos esas posibles cancelaciones. Aunque esta cláusula puede ser matizada por el artículo 1107 del Código Civil que, refiriéndose al resarcimiento de daños y perjuicios, indica que “el deudor de buena fe solo debe responder de los daños y perjuicios que se hayan podido prever al tiempo de constituirse la obligación y sean consecuencia necesaria de su falta de cumplimiento”. Por todo ello, García, L. concluye su estudio con la necesidad de la contratación de un seguro de bodas para cubrir el riesgo ante una posible cancelación de una reserva de fecha .

Se entiende, por tanto, que en aquellos eventos más sensibles a la estacionalidad, por su concentración en determinados meses del año, se puede sacar mayor beneficio de la reserva de fecha protocolaria, de hecho la mayoría de proveedores más afectados por la estacionalidad suelen incluirla en sus condiciones de contratación como medida de garantía y protección.

Conclusiones

A modo de conclusión, se entiende que lo más destacado de esta figura es su capacidad para ayudar a realizar el evento que realmente se quiere organizar, puesto que aporta tranquilidad en relación a la realización del evento en determinados espacios y con proveedores especialmente elegidos y ayuda a garantizar la presencia de los invitados, permitiendo, incluso, poder adaptar las fechas de realización final del evento en función de los resultados que, de su aplicación, se obtengan.

Otra conclusión a la que se llega es la de la necesidad de identificar cuál es el elemento que condicionará la ejecución del evento en la fecha reservada o que supondrá una modificación de su fecha en base a la disponibilidad del elemento condicionante. Así, por ejemplo, la disponibilidad de una determinada autoridad o un espacio especial podría suponer una modificación de la fecha del evento, garantizando así la presencia de personas o elementos clave.

Se percibe esta figura, también, como una herramienta más de la producción de eventos, que ayuda a obtener datos relevantes vinculados a con la organización, que pueden ser determinantes para la realización de acciones correctivas con antelación suficiente al evento que se va a realizar, por lo que se entiende que su uso se debería generalizar en todos los eventos. De esta forma la organización puede ir realizando, de forma provisional, meseros y distribuciones de espacios, por ejemplo.

Se ha observado como en el ámbito social prima la originalidad, en el oficial la discreción, en el empresarial la agilidad y en la producción de eventos la garantía de realización del servicio.

Por último, se hace ineludible advertir de la necesidad de más bibliografía para poder estudiar con mayor profundidad la figura de la reserva de fecha protocolaria y, así, poder analizar diferentes aspectos que no se han podido recoger en este trabajo, donde la mayor dificultad ha sido, precisamente, el acceso a bibliografía en la que se estudie la reserva de fecha protocolaria y obtener referencias a su uso.

Lista de referencias

• Fundéu RAE (2020). Save the date, alternativas en español. Recuperado el 8 de marzo de 2021 de https://www.fundeu.es/recomendacion/save-the-date-preinvitacion-pre-invitacion/
• García, L. (2015). A este precio…¡Cómo para dejar al novio!. Centro de estudios de consumo de la Universidad de Castilla-La Mancha. Recuperado el 08 de marzo de 2021 de https://previa.uclm.es/centro/cesco/pdf/trabajos/34/28.pdf
• Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (blog especializado en protocolo y eventos). ¿Qué es un “save the date”?. Recuperado el 21 de febrero de 2021 de https://www.protocoloimep.com/articulos/que-es-un-save-the-date/
• Evento virtual de la empresa Evento Plus a raíz de la pandemia para dinamizar el sector.
• Se preguntó sobre este tema 3 responsables de protocolo: Congreso de los Diputados, Consejo de Estado y Gobierno de Canarias, y a miembros del equipo de protocolo de la Xunta de Galicia.
• Se conoce en concreto el caso del departamento de protocolo de Bankia.