El momento en que entendí que algo iba muy mal
Papeles mal cortados a mano sobre los respaldos de las butacas.
Un bolígrafo prestado.
Folios que alguien nos había dado casi por caridad.
Mirábamos el reloj mientras intentábamos entender quién era quién en un salón lleno de autoridades, sin conocer el evento, sin saber qué relación tenía cada persona con el acto y sin recursos para trabajar con dignidad.
De repente, llegaron los anfitriones.
Se llevaron las manos a la cabeza.
Se sucedieron llamadas telefónicas tensas. Empezaron a aparecer responsables. Incluso el jefe-jefe, que no daba crédito a lo que estaba viendo.
En ese momento comprendí que algo iba muy mal.
El contexto
He de confesar que algunos de mis errores profesionales me han ocasionado heridas profundas. Algunas han cicatrizado, otras no del todo. Porque los errores profesionales no se olvidan fácilmente.
Pero también es verdad que de ellos he podido aprender mucho, no solo de la profesión, sino también de mí misma.
Hace un tiempo, en otro blog, compartí algunos errores que he cometido como profesional. Aquí vuelvo a contar el que más daño me ha hecho porque, desde que lo publiqué, muchas personas —del sector y de otros sectores— me han dicho que les ha ayudado. Y eso hace que la mala experiencia haya valido la pena.
El encargo
Un día, en el año 2015, en medio de una gran vorágine personal en la que mi trayectoria profesional estaba pasando a un segundo plano, me llamó como cliente un proveedor.
El encargo parecía sencillo: colocar a un determinado número de autoridades en un evento muy grande.
En aquellos años ocurría algo con frecuencia. El protocolo era una disciplina poco comprendida. Muchas empresas de organización de eventos pensaban que el protocolo consistía únicamente en elaborar un listado de precedencias.
Pero el protocolo nunca ha sido solo eso. Es una herramienta que ordena espacios, jerarquías, tiempos y relaciones dentro de un acto para que todo funcione con coherencia y sin conflictos.
Aun así, acepté el encargo. Y pedí ayuda a una colega.
El trabajo
Tras aceptar el encargo, los listados tardaron en llegar.
Las horas pasaban.
Por fin llegaron. Tarde. Muy tarde.
Trabajamos todo lo rápido que pudimos. Terminamos el listado y entregué el trabajo.
Mi cliente, además, nos invitó al evento. Agradecimos la invitación. Nos apetecía ver el montaje y el desarrollo del acto.
El desastre
El día del evento todo parecía normal al principio.
Saludos. Presentaciones. Sonrisas.
Hasta que llegó la sorpresa.
Había que colocar todo el salón.
Nos miramos. Explicamos que eso no era lo acordado, que no se pueden hacer las cosas así. Pero nos pidieron ayuda.
Y aceptamos.
A partir de ese momento todo se convirtió en un desastre.
No sabíamos nada del evento.
No sabíamos quién era quién.
No sabíamos qué relación tenía cada grupo con el acto.
No teníamos recursos ni personales ni materiales.
Pedimos bolígrafos. Pedimos folios.
Sin tijeras y sin tiempo empezamos a escribir nombres en papeles mal cortados para colocarlos en las butacas e intentar entender el evento.
Cuando el problema ya no tenía solución
Entonces llegaron los anfitriones.
Las miradas de desagrado eran evidentes. Las llamadas telefónicas comenzaron. Poco después empezaron a llegar responsables.
Hasta el jefe-jefe.
En una conversación escuchamos algo que nos dejó claras las cosas.
Habían dado mi nombre.
En ese momento comprendí que, para todos los que estaban allí, la responsable de lo que estaba pasando era yo.
Y lo peor no fue quedar mal delante de todo el mundo.
Lo peor fue ver el malísimo rato que estaba pasando mi colega, que llevaba horas arrepintiéndose de haber aceptado acompañarme.
Dar la cara
Los anfitriones finalmente se dirigieron a mí.
Querían explicaciones.
Su enfado era evidente. Nos dijeron que estábamos demostrando una falta de profesionalidad absoluta.
En ese momento tuve que tomar una decisión.
¿Contar toda la verdad y entrar en una discusión sobre responsabilidades?
Decidí otra cosa.
Escuchar.
Intentar tranquilizar.
Y seguir trabajando.
Nuestro único aliado
En medio de todo aquello hubo alguien que nos ayudó.
El gabinete de protocolo de la Xunta de Galicia, ya que el presidente estaba entre los asistentes. Se mostraron comprensivos y colaborativos, como siempre.
Mientras tanto los asistentes seguían llegando.
Autobuses. Coches. Gente.
Más gente de la que esperábamos.
No cabían.
Parte del público tuvo que quedarse de pie.
La cicatriz
Llegó el presidente.
Se apagaron las luces.
El evento comenzó. Nosotras dimos por terminado nuestro “trabajo”.
En ese momento comprendí que me había hecho una herida profesional que todavía hoy me acompaña y que no ha cicatrizado del todo.
Seguro que tú habrías hecho muchas cosas de otra forma, pero aquella fue la forma que encontramos para salir adelante ese día.
Espero que esta experiencia te sirva de algo.
Porque los errores profesionales no se olvidan fácilmente.
Pero también se aprende de ellos.
Espero que esta experiencia te sirva de algo.
Durante muchos años el protocolo fue considerado algo superficial, casi un simple listado de precedencias. Pero el protocolo nunca ha sido solo eso. Es una herramienta que organiza un acto, ordena las relaciones entre las personas y protege la imagen de una institución.
Aquella experiencia me enseñó que cuando el protocolo no se comprende o no se trabaja con tiempo, los problemas aparecen inevitablemente.
Los errores profesionales no se olvidan fácilmente.
Pero también se aprende de ellos.
En muchos casos los errores profesionales no tienen que ver con la capacidad técnica, sino con la forma en que una persona es percibida. (Consultar Estudio de Imagen Personal MUSA).